ブランド名に込めた働き方をデザインする
という考え方

── 関電不動産開発様がWORKING SWITCH ELKを立ち上げられた経緯や、ELKを通してワーカー様にどのような働き方を実現して欲しいと考えていらっしゃるかをお聞かせください。

片岡様

ELKを立ち上げたのは2021年6月で、ちょうどコロナ禍の真っ只中でした。
当時は、オフィスビルのあり方自体がかなり変わってきたタイミングでして、まず梅田新道ビルの地下の区画を「どう活用していくか」というところに、実はちょっと困っていたんですね。
そこで新たな取り組みとして、「色々な人がフレキシブルに働けるような施設をつくれないか」という発想から、シェアオフィスの企画がスタートしました。最初は、梅田新道ビルのテナント様の有効利用やサービス向上に繋げたいという思いがありましたし、それに加えてビルの資産価値の向上も目指していました。
ブランド名の「WORKING SWITCH」は働く場所を示す”WORKING”と、オンとオフを切り替える”SWITCH”を組み合わせました。スイッチというのは、オン・オフの切り替え、たとえばエアコンのオン・オフのようなイメージですね。そういった「切り替えられる場所」という意味を込めて名付けました。
そして「ELK」は、「自分自身に合った働き方を自由にデザインできる空間」というコンセプトを掲げています。ELKという言葉自体は造語で、Energy（活力）、Lifestyle（生活）、Knot（結ぶ）の3つの言葉を集約したものです。
空間づくりにこだわり、植栽やアロマによるリラックス空間の演出、集中力と生産性を高めるサウンドマスキング、時間帯によって切り替える音楽など、細かな部分まで設計しています。
人と人との繋がり、ELKの「Knot（結ぶ）」の部分を大事にするため、ワーカーさん同士が繋がれるようなイベントも開催しています。クリスマスイベントを開いたり、過去にはインフルエンサーさんを呼んでヨガ体験をしてもらったり、白湯を飲みながらリトリートのような企画をしたり。そういった場を通じて、交流が生まれる施設でありたいと思っています。
ELKを通じて、利用される方がその日の気分や業務内容に合わせて働き方をデザインし、ときにはワーカーさん同士で交流しながら、自分らしい時間を過ごせる場所を目指しています。

煩雑な管理業務を一つにまとめたい

── 数あるシステムの中から、スペースマネジメントシステムを選んでいただいた決め手を教えていただけますでしょうか。

片岡様

当社では従来、顧客管理、営業履歴、契約書管理、請求・入金管理、施設予約など、必要な業務が多岐にわたる中、Excelや別々のシステムで管理している部分も多くありました。
当初はELKでも安いシステムをいくつか入れてコストカットするという話もありました。しかし、別々のシステムを入れると、どうしても管理がバラバラになります。
そうすると、例えば「これ、どこから見るんだっけ？」となることがどうしてもあるんですよね。そういう混乱が起きないという意味でも、ひとつのシステムで色んなことができるという点が、現場で働いているスタッフにとっても一番いいんじゃないかということになりました。他にもたくさんシステムがある中で、スペースマネジメントシステムを選んだ最大の決め手は、新規顧客との営業履歴から契約管理、請求・入金管理、施設利用予約までをひとつでできるという点です。
外部提携業者様からの送客時における入館パス連携など、実務に即した機能も非常に便利だと感じています。

顧客管理・請求書発行から施設予約までを一元管理できる

── スペースマネジメントシステムがどのように役立っていると感じられていますか？

片岡様

顧客管理、営業管理、請求書発行から入金までを一つでできる、というところで、業務効率はかなり上がっていると思います。このシステムだと、全部が一つにつながっているので、どこに何があるかが分かりやすい。その点は、運営側としてもすごく助かっています。
会議室やWebブースの予約も一緒に管理でき、管理と予約は別システムとならないのがいいですよね。「これまとめるのすごいな」と感じています。

── ここからは実際に現場で当システムを使用されているコミュニティマネージャーの岸田様にもお伺いさせていただきます。当システムが業務効率化のお役にたっていると感じられるのはどのような点でしょうか？

岸田様

私たちが実際に使っていて、特に「業務効率が上がっているな」と感じているのは3つあります。
まずひとつ目が、情報の整理と検索性です。
顧客ごとの管理ページに、詳細・メンバー・実績・商談・契約・請求と項目別に整理されているので、「今知りたい情報にすぐアクセスできる」というのがすごく便利だなと感じています。
顧客単位だけじゃなくて、請求から検索したり、実績から見たりと、項目単位で横断的に確認できるので、管理業務をしている中では本当に助かっています。
2つ目は、実績作成の自動化ですね。契約作成時に自動延長を設定しておくと、毎月の実績が自動で生成されます。ELKでは、その工数をほぼ割かずに済んでいるので、かなり大きいと思います。
3つ目は入金漏れがワンクリックで分かることです。これは管理する側としてすごく安心感があります。クレジットカードの決済エラーが出た時も、私たちが個別に連絡するのではなく、システムから自動で催促メールが送られ、カード登録が完了したら入金まで自動で進みます。私たちコミュニティーマネージャーの手を介さずに入金まで完結している、というのは、運用上本当にありがたいポイントですね。

スペースマネジメントシステム導入を検討している方へのメッセージ

── 最後に、システム導入を検討されている方へのメッセージをお願いします。

片岡様

スペースマネジメントシステムは、顧客管理・請求・入金管理・施設予約までを一元管理でき、導入後のサポート体制も整っているため、安心して利用できるシステムだと感じています。
また、メール一括送信機能や外部システムとのAPI連携など、必要に応じて柔軟にカスタマイズできる点も魅力です。
コワーキングスペースやサービスオフィスの管理業務に課題を感じている企業様は、一度コクヨさんに相談してみると、新たな選択肢が見えてくるのではないでしょうか。