管理グループとして、派遣社員の契約や請求などの管理業務を担当していました。派遣社員が30〜40名程度だった頃は社内で十分に対応できていたのですが、ここ2〜3年の事業成長に伴い派遣社員の数が増えるにつれ、だんだんと業務が追い付かなくなってきていました。2～3名の担当者で100名以上の派遣社員の管理をする状況になり、キャパシティを超えつつありました。

特に派遣費用の請求処理の時期は、1〜2週間にわたって毎日2〜3時間の残業をしなければ間に合いませんでした。さらに年度末の派遣契約の更新業務が重なると、1ヶ月近く残業が続くこともありました。

RPAの導入など、省力化に向けた取り組みは進めていたのですが、70〜80名を超えたあたりから「もう限界だ」と感じるようになっていました。

それから従業員の増員も図っていたのですが、採用しても業務を習得するまでに時間がかかるので、なかなか既存社員の負担が軽減されない状況でした。派遣社員の管理という業務の性質上、派遣スタッフには任せられない領域なのも難しいポイントでした。

育成が軌道に乗る前に退職となってしまい、また一からやり直しというケースも何度か経験して、かなり苦痛だったのを覚えています。

そうした経験もあって「個人ではなく、組織として対応してもらえる仕組みが必要だ」と考えるようになりました。

「風通しプロジェクト」という、部署間の交流を促進するプロジェクトがきっかけとなりました。その一環で、メンバーがコクヨの社内環境作りを学ぶためにオフィスを見学した際に、オンラインコンシェルジュというサービスの存在を知りました。

当時、派遣社員の管理業務に携わっていたチームリーダーがそのプロジェクトのメンバーでしたので、すぐに情報が共有されました。偶然の出会いでしたが、結果的には最良のタイミングでした。

オンラインコンシェルジュに対してというより、派遣社員の管理というデリケートな業務を外部に委託すること自体が社内でも初めてで、うまく進められるかという懸念の声が上がりました。役員向けにプレゼンを行った際にも、「業務委託先が撤退すれば、業務はすべて自分たちに戻ってくる。そのリスクを考えたうえで判断するように」というコメントがありました。

私自身「本当にうまくいくか」という不安がありつつも、コクヨアンドパートナーズは豊富な導入実績をお持ちで信頼できると判断し、導入を決めました。

当時は既存のマニュアルは更新が追いついておらず、簡易的な資料のみを持って引継ぎを始めました。「何から話せばいいか」という状態でしたが、コクヨアンドパートナーズの担当の方が、「とにかく、今どんな業務があるか教えていただければ大丈夫です」と、上手に話を引き出してくださったのが印象的です。

一つひとつの業務について「必要な情報はなにか」「どの業務とつながっているのか」を整理し、約3ヶ月かけて業務フローを可視化していただきました。

それまで、すべての業務が複雑に絡み合っていて、全部自分にしかできないと考えていた部分がありました。しかし、分解・整理していただいて、「ここは切り出して委託できる」「ここは手順を変えた方がよい」などの気づきがありました。

管理グループは全国センターのコーポレート機能を担っていますから、対顧客の契約処理や人員確保、拠点開発、計数管理など、取り組むべき業務はいくらでもあります。

事業の成長に伴い、ますます会社のあり方を変えていかなければならない状況で、仕組みの改善が得意な永尾のリソースをあけられた影響はすごく大きいですね。

お願いしたことを確実に遂行してくださるのはもちろんですが、それ以上に、「こうしたほうがいいかもしれません」「こちらもお手伝いしていいですか？」と"プラスアルファの提案"をいただける点に大きな価値を感じています。

皆さん業務ツールの知識が豊富で、当社が活用しているツールについて「こういう使い方もできますよ」と教えてもらえるのも心強いです。

導入前は「委託先とうまくコミュニケーションがとれなかった場合、かえって仕事が増えるかもしれない」という不安がありましたが、いざお任せしてみるとまったくそんなことはありませんでした。

オンラインコンシェルジュとは長く一緒にお仕事をさせていただきたいと思っています。これまでメンバー変更もありましたが、それでも変わらず品質を保ってくださっていて、属人性のないサービス品質が強みだと感じています。

今後もメンバーが交代されることもあるかもしれませんが、今の安定感を維持していただけるとうれしいですね。