「働く」を効率化し、人生の大切な時間を過ごしてほしい

── マッシグラ沖縄タイムス様がhowliveを立ち上げられた経緯や、店舗を増やしていくにあたって、どのような視野やテーマを持って拡張されていかれたかをお聞かせください。

岸部様

弊社は株式会社マッシグラという不動産会社と沖縄の地方紙である沖縄タイムスの合弁会社として設立されました。
もともとマッシグラは東京と沖縄の2拠点で事業展開していて、東京ではシェアオフィスをいくつか運営していました。その流れもあり、2017年に弊社代表の金子がアクセラレーションプログラム（琉球銀行と沖縄タイムスが主催の沖縄スタートアッププログラム）に参加し、「空室や空きビルの有効活用」というテーマでコワーキングスペースの提案を行いました。
当時はまだ沖縄ではコワーキングという言葉自体が浸透していない時期でしたが、琉球銀行様や沖縄タイムス様などから出資を受け、howliveを立ち上げました。
最初は沖縄タイムスビル2Fの有効活用がテーマで、そこが1号店です。
店舗名を「how work」ではなく「how live」にしたのは、仕事を効率よく終わらせて、余った時間を人生として大切な時間に使ってほしいという想いからです。3時間かかっていた仕事を1時間で終わらせて、趣味や家族との時間、海に行く時間などに使ってほしい。沖縄だからこそ、それを実現できる場所にしたいと考えています。
そのために気分や予定に応じて拠点を行き来できるサービスを実現したいという想いがあり、複数店舗展開は当初から視野に入れていました。現在は全拠点を利用できるプランもスタートし、沖縄中を自由に移動できる働き方を実現できています。

深刻化していた「バラバラの管理」と業務の属人化

── 数あるシステムの中から、スペースマネジメントシステムを選んだ決め手を教えていただけますでしょうか。

岸部様

店舗が増えるにつれて、管理業務が本当に煩雑になっていました。
請求管理は●●、顧客管理は●●、販売管理は●●というように、システムがバラバラで、どんどん属人的になっていたんです。その人がいないと回らない。引き継ぎのマニュアルだけが増えていく。店頭スタッフからも「やる作業が多すぎて、もはやアルバイトの次元ではないです」と言われるほど事務負担が重くなっていました。
特に請求業務はスプレッドシートで2〜3日かかっていました。契約管理や顧客管理、請求管理のような“絶対に間違えてはいけない部分”が分断されている状態は、リスクのある状態だったと思います。

決め手は、妥協のない「一元管理」と請求作業の劇的な短縮

岸部様

一元管理できるものから機能特化型のものまで、いろんなサービスを検討しました。
ただ、どこかに重きを置いたサービスは、ほかが手薄になりがちでした。
契約管理・顧客管理・請求管理は切り離してはいけないと感覚的に理解していたので、そこを同一システムで一元化できることを最優先に探していました。
御社のシステムは全体を満遍なく、柔軟に管理できる仕組みが揃っていた。それが大きな決め手です。
そして最後の後押しになったのが請求業務の削減効果でした。実際に導入後、経理担当から「2〜3日かかっていた請求作業が15分になった」という声が上がりました。正直、御社のシステムでなければ、経理担当は今でも苦しんでいたと思います。

属人化を脱却し、人件費3割削減を実現

── システム導入後にどのような変化があったか聞かせてください。

岸部様

一元化できたことで、まず属人化から脱却できました。
承認機能があることで、作成はメンバーに任せ、最終承認を役職者が行うというフローで、安全に業務分散ができるようになりました。
さらに、鍵の仕組みと連動することで無人化・半無人化が実現しました。
正直、人件費は3割ほど削減できています。会社全体としても、利益を出せる体質に切り替わってきました。店舗が増えても仕事量が比例して増えるわけではない、という見通しが立ったのは大きいです。これがなければ、新規出店の目論見は持てなかったと思います。

── 現場や運営側ではどのように役に立っていると感じられていますか？

岸部様

お客様からは、施設予約機能がマイページに集約されている点が好評です。
以前は会議室予約やゲスト招待がバラバラで、1つ予約するのに2つのシステムを使うこともありました。
今はマイページで完結しますし、直感的に操作できるので「使いやすい」と言っていただいています。
社内としても、バックオフィス業務がぎゅっと簡略化されたことで、営業やマーケティング、既存会員向けイベントの企画など、本来注力すべき業務に時間を使えるようになりました。
販管費の削減と売上の増加を並行して進められていることに、導入効果を実感しています。

沖縄全域へ、「howlive」が描くこれからの展望

── 今後、システムを活用して新たに挑戦したいことや、実現したい目標があればお聞かせください。

岸部様

那覇は需要に対して供給が追いついていません。特に久茂地エリアは常に物件をチェックしています。また、中北部やうるま市など、まだ抑えられていないエリアにも可能性を感じています。
今の仕組みであれば、最低限の人数で効率的に運営できる規模まで拠点を拡大できると考えています。さらに、「コワーキングを使いたい人」だけでなく、「事務所を探したい人」にも応えられる存在になりたい。
不動産に相談する前にコワーキングを検討してもらえるような、コワーキングと不動産の中間地点に位置づけられる仕組みをつくっていきたいと考えています。

スペースマネジメントシステム導入を検討している方へのメッセージ

── 最後に、システム導入を検討されている方へのメッセージをお願いします。

岸部様

同じ悩みを抱えている事業者さんは多いと思います。
仕事が属人化している、業務が多岐にわたっている。でもどのシステムを選べばいいか決めきれない。その一歩が踏み出せない。
僕も最初はそうでした。見栄えがいいものに飛びつきがちなんです。でも、それだと同じことを繰り返していたと思います。
ビジネスとしてどこに注力したいのか。そのためにどこに工数がかかっているのかを棚卸しすると、必要なシステムは自然と見えてきます。見栄えではなく、一元化されている仕組みを選ぶこと。それが結果的に日常業務の効率化につながります。
システム導入に際しては、こちらの細かな要望に対して週次でスケジュールを組んで粘り強く真摯に向き合ってくれたことが非常に心強かったです。
パッケージソフトは「買ったら終わり」というイメージがありましたが、導入後も愚直に伴走してくれるパートナーシップがあるからこそ、安心して運用できています。
同じ悩みを持つ方には、「ぜひみんなでスペマネ仲間になりませんか」と伝えたいですね。