当区では従前、事務用品などを各課で個別に予算計上して購入しており、同じものを別々に契約・購入する非効率な運用となっていました。
契約や購入事務の省力化、スケールメリットによる経費節減を図るため、職員による提案制度をきっかけに「物品の共同調達」が採用されたことが本取り組みの第一歩です。

その後、他区の事例を調べる中で、物品調達だけでなく、資料の調整や書類スキャン、物品管理などの庶務事務を一括してサポートするサービスの存在を知りました。
新宿区においても、資料作成や印刷、庶務的な軽作業など、全庁で共通する定型業務が各課に分散しているという課題を抱えていたため、職員の負担軽減を図るべく「業務サポートセンター」の設置へと至りました。

業務サポートセンターの運用開始により、これまで各部署が個別に対応していた定型業務が集約され、職員がそうした作業に割く時間が大きく減少しました。
その結果、職員一人ひとりが住民対応や政策検討といった、本来行政職員として注力すべき専門的な業務に集中できる環境が整いつつあります。

運用開始から4ヶ月後のアンケートでも、職員から好意的な反響が多く寄せられました。
特に利用の多い「資料の印刷」や「資料のデザイン化」では、業務時間の短縮を実感する声が多く、「これまで一人で抱えていた作業を安心して任せられるようになった」と、時間面だけでなく心理的な負担軽減にもつながっていることがうかがえます。
現場の職員とセンターのスタッフとの間に、着実に信頼関係が築かれていると感じています。

「資料デザイン化サービス」によって、職員が作成していたチラシやポスターが、視認性や構成を工夫したデザインになり、「必要な情報が一目で伝わる」「内容を直感的に理解しやすい」といった効果が生まれています。この取り組みを全庁的に広げることで、区民サービスにおいてはまず「情報の伝わりやすさ」が大きく向上すると考えています。

年代や背景の異なる多様な区民の方に対しても行政情報が正確かつ分かりやすく届くことで、手続きや制度の理解促進、お問い合わせの減少、さらには行政サービス全体の満足度向上につながることを期待しています。

単に業務を効率化するだけでなく、「区民の理解を助け、行動につながる情報発信」を実現し、より質の高い区民サービスへとつなげていきたいです。

まずは、「業務サポートセンター」を区役所の業務の流れの中に定着させ、職員が日常的に当たり前の選択肢として活用できる仕組みにしていくことが目標です。その上で将来的には、これまでの運用を通じて蓄積された業務データや現場の声を活かし、業務の標準化や改善をさらに進めていきたいと考えています。

コクヨアンドパートナーズには、単なる業務受託にとどまらず、区役所の業務の在り方そのものを一緒に考え、提案していただけるパートナーとしての役割を期待しています。

多くの自治体が業務量の増加や人材確保といった課題を抱える中、「業務サポートセンター」や「資料デザイン化サービス」は、現場の負担軽減と業務の質の向上を同時に図る非常に有効な手段だと実感しています。最終的には、職員の働きやすさの向上と区民サービスの質の向上が好循環する形をつくり上げ、新宿区全体の行政運営の質を高めていきたいです。